【実際の指摘事例】障害福祉の勤務表は大丈夫？運営指導で確認される人員配置と勤務実態のポイント

「勤務表はちゃんと作っているから大丈夫」

障害福祉事業所を運営していると、このように考えてしまうことがあるかもしれません。

しかし、共同生活援助（障がい者グループホーム）や就労継続支援B型などの障害福祉サービスにおいて、運営指導で確認されるのは「勤務表が存在するか」だけではありません。

勤務表に記載された勤務状況と、実際の職員の勤務実態が一致しているか。

さらに、人員配置基準や加算の算定要件を満たしているか。

こうした点まで確認されることがあります。

今回は、実際にあった運営指導の指摘事例として、勤務表・勤怠記録・人員配置に関する注意点を解説します。

勤務表を作成していても安心とは限らない

障害福祉事業所では、職員の勤務状況を把握するために勤務表を作成します。

しかし、重要なのは「勤務表を作っていること」ではなく、その内容が実際の勤務状況と整合していることです。

例えば、次のような状況は注意が必要です。

・勤務表と実際の勤務実態が一致していない

・タイムカードや勤怠記録と勤務表の内容が異なっている

・急な欠勤や勤務変更が勤務表に反映されていない

・兼務している職員の勤務時間が適切に区分されていない

・人員配置の計算と実際の勤務時間が一致していない

「勤務表を作成しているから問題ない」ではなく、「勤務表・勤怠記録・実際の勤務・人員配置がつながっているか」が重要です。

運営指導では「実際に職員が配置されていたか」が重要

特に注意したいのが、人員配置基準との関係です。

勤務表上では必要な職員数が配置されているように見えていても、実際の勤務状況を確認すると、必要な時間帯に職員が勤務していなかったというケースがあります。

例えば、

勤務表上では職員が足りている

↓

実際の勤務記録を確認すると欠勤や勤務変更が反映されていない

↓

実際には必要な人員配置を満たしていない

↓

人員欠如減算等の対象となる可能性がある

という流れです。

もちろん、実際に減算が適用されるかどうかは、サービス種別や欠如の状況、基準、行政上の取扱いなどによって異なります。

しかし、「勤務表上は足りているから大丈夫」と考えてしまうことにはリスクがあります。

さらに注意したいのが「加算」です

人員配置の確認は、基本的な人員配置基準だけの問題ではありません。

職員の配置状況や体制が算定要件となっている加算についても、実際の勤務状況や必要な体制が要件を満たしているか確認する必要があります。

もし、過去に算定していた加算について要件を満たしていなかったことが判明すれば、過去の算定分について返還等が必要となる可能性があります。

つまり、

人員配置の不備

↓

人員欠如減算等の対象となる可能性

↓

さらに加算の算定要件にも影響

↓

過去の算定分について返還等が発生する可能性

というように、単なる「勤務表の修正」だけでは済まないケースも考えられます。

そのため、勤務表は単独で確認するのではなく、人員配置や加算の算定根拠と合わせて確認することが重要です。

意外と多いのが「悪意のないミス」

こうした問題は、必ずしも意図的な不正によって起こるわけではありません。

実際の現場では、

「急な勤務変更を勤務表に反映するのを忘れていた」

「職員の兼務時間をきちんと整理していなかった」

「以前作成した勤務表をそのまま使用していた」

「退職・入職による人員変更後の計算を見直していなかった」

といった、日常的な事務処理のミスが原因となることがあります。

「悪意はなかった」

「今まで何も言われなかった」

という事情があったとしても、運営指導で確認された際に、必要な基準を満たしていることを客観的に説明できる状態になっていることが重要です。

運営指導前に確認したい5つのポイント

勤務体制に不安がある場合は、まず次の5点を確認してみましょう。

1．勤務表と実際の勤務が一致しているか

急な欠勤、遅刻、早退、勤務変更などが適切に反映されているか確認します。

2．勤怠記録と勤務表が一致しているか

タイムカードや勤怠システムなど、実際の出退勤を確認できる記録との整合性を確認します。

3．兼務職員の勤務時間を整理できているか

複数の職種や事業所を兼務している職員について、それぞれの勤務時間が適切に区分されているか確認します。

4．必要な人員配置を満たしているか

単に職員数を見るのではなく、サービス種別や必要な勤務時間等を踏まえて、人員配置基準を満たしているか確認します。

5．算定している加算の要件を満たしているか

人員配置や職員体制が関係する加算について、実際の勤務状況と算定要件を照らし合わせます。

「勤務表だけ」を見るのではなく、運営全体を確認する

勤務表のチェックで重要なのは、書類そのものをきれいに整えることではありません。

勤務表、勤怠記録、実際の勤務、人員配置、加算の算定根拠が一貫していることが大切です。

運営指導が決まってから慌てて確認するのではなく、日頃から定期的に確認しておくことで、問題を早期に発見できる可能性があります。

障害福祉事業所の運営を「守る」だけでなく「伸ばす」

Bizinteer Equity株式会社では、大阪を中心に、共同生活援助（障がい者グループホーム）や就労継続支援B型などの障害福祉事業所を対象としたコンサルティングを行っています。

運営指導対策だけを目的とするのではなく、

・人員配置

・勤務体制

・加算算定

・記録整備

・運営改善

・収支改善

など、事業所の運営全体を実務面からサポートしています。

「勤務表はこれで大丈夫？」

「今の人員配置で問題ない？」

「算定している加算の要件を満たしている？」

「運営指導の前に一度確認してほしい」

このような不安がある場合は、早めに確認することをおすすめします。

障害福祉事業所の運営では、適正な運営を行いながら、安定した収益を確保していくことも重要です。

Bizinteer Equity株式会社は、リスクを減らすだけではなく、事業所が安心して運営を続け、さらに成長していけるよう、現場経験を活かして親身にサポートします。